FAQ

FAQ

1. Manual zur Shop-Erstellung

Für die Erstellung deines Shops und für die anschließende Stripe-Aktivierung findest du hier die Ausfüllhilfe als Download.

2. Wer kann KUPFticket nutzen?

Wir arbeiten mit dem Zahlungsdienstleister STRIPE zusammen.

Folgende Organisationen werden von STRIPE zugelassen (wichtig!):

  • Unternehmen, Einzelunternehmer (EPU), Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften sowie gemeinnützige Organisationen mit Sitz und tatsächlicher Geschäftsadresse in Österreich.
    • Vertretungsberechtigte Person: mindestens 18 Jahre alt. Zwischen 13 und 17 Jahren nur mit schriftlicher Zustimmung eines Elternteils/gesetzlichen Vertreters; unter 13 Jahren generell nicht zulässig.
  • Nachweise:
    • Firmenbuchnummer oder ZVR Nummer
      • Bei Selbstständigen: Umsatzsteuer ID oder anderer Gewerbenachweise
    • Österreichisches, SEPA‑fähiges Firmenbankkonto
    • Telefonische Erreichbarkeit
    • Funktionsfähige geschäftliche Website.
  • Identitäts‑ und Adressnachweis (KYC):
    • Reisepass, österreichischer Personalausweis, Führerschein, Aufenthalts‑ oder Fremdenpass; bei Wohnsitz außerhalb Österreichs zwingend Reisepass.

Ausgeschlossen

  • Jede Nutzung durch Privatpersonen ohne Gewerbe oder Verein.
  • Rechtsträger ohne Sitz in Österreich.
  • Minderjährige unter 13 Jahren; 13‑ bis 17‑Jährige ohne elterliche/organisatorische Vertretung.
  • Personen oder Unternehmen aus Hochrisiko‑Jurisdiktionen (Cuba, Iran, Nordkorea, Syrien, Krim/Donezk/Luhansk) oder auf Sanktionslisten.
  • Geschäftsfelder auf der Liste „Prohibited Businesses“, u. a. illegale Waren, Drogen, Pornografie, Glücksspiel, Hochrisiko‑Finanzdienstleistungen, Waffenhandel.

App-Zugriff

Userverwaltung und Rollen: Die bekannte User:innen-Verwaltung ermöglicht es dir, neue User:innen zum Shop hinzuzufügen. Diese können entweder nur scannen oder auch Tickets verkaufen. So bleibt dein Admin-Login sicher.

Auszahlungen

KUPFticket erstellt ca. 8 Tage nach Ende der Veranstaltung automatisch eine Rechnung inkl. aller Gebühren und Steuern. Ab Herbst 2025 bieten wir auch wöchentliche und monatliche Auszahlungen an, sowie eine Sofort-Auszahlung.

Ausnahmen:
1) Sollte der Vorverkauf länger als 80 Tage dauern, muss der Zahlungsdienstleister vorab auszahlen. Das heißt, dass es in so einem Fall für eine Veranstaltung mehrere Auszahlungen geben kann.
2) Läuft eine Veranstaltung bereits mehr als zwei Wochen UND liegt gleichzeitig mehr als zwei Wochen in der Zukunft, wird wöchentlich ausbezahlt. Das ist zum Beispiel für Museen relevant.

Alle Rechnungen werden unter „Auszahlungen“ als Download zur Verfügung gestellt.

Um die Auszahlungen per E-Mail zu erhalten, könnt ihr unter „Account“ die Benachrichtigung für euren Account aktivieren:

Auszahlungen: Benachrichtigung aktivieren

Du kannst für jede:n Nutzer:in den Benachrichtigungstyp „Wenn eine neue Auszahlung generiert wurde“ aktivieren:

Screenshot: "Account" -> "Benachrichtigungstyp" aktivieren

Sobald eine Auszahlung generiert wurde, erhältst du automatisch eine E-Mail mit der Abrechnung.

Gut zu wissen: Jede Abrechnung wird unter „Auszahlungen“ abgelegt und ist jederzeit abrufbar.“

Ermäßigungen anlegen

Im Hauptmenü unter „Ermäßigungen“ kannst du ganz klassische Ermäßigungen hinterlegen, die im Warenkorb aufscheinen und Rabattcodes (Promocodes) erstellen.

Globale Ermäßigungen sind für alle Events und Kategorien verfügbar. Du kannst eine globale Ermäßigung mit dem Schalter „Bei allen Veranstaltungen & Ticketkategorien hinterlegen“ erstellen. Wenn du den Schalter deaktivierst, kannst du die erstellte Ermäßigung bei ausgewählten Kategorien in den erweiterten Einstellungen miteinbeziehen.

Bei Rabattcodes hast du die Möglichkeit, den Gültigkeitszeitraum und die Anzahl der möglichen Nutzungen des Codes zu definieren. Zusätzlich kannst du Rabattcodes auf einzelne Kategorien beschränken.

Erweiterte Einstellungen

Im Veranstaltungs-Editor kannst du Ticket-Kategorien erstellen oder bearbeiten.

In den erweiterten Einstellungen findest du hilfreiche Tools, um den Verkauf für deine Veranstaltung perfekt anzupassen:

Freikarten

Für Freikarten gibt es mehrere Möglichkeiten:

1) „Bestätigen ohne Zahlung“ im Point of Sale auswählen (es wird ein gültiges Ticket erstellt, aber kein Zahlungseingang verbucht):

2) Eine eigene 0€-Ticketkategorie erstellen, die nur über den Verkaufskanal „Point of Sale“ verfübar ist und nicht im Webshop (Kategorie bearbeiten -> Erweiterte Einstellungen -> „Verkauf über Web“ deaktivieren):

3) Einen Rabattcode mit einer Ermäßigung von 100% erstellen.

Gutscheinverkauf aktivieren

Um den Gutscheinverkauf zu aktivieren, musst du das Feature unter Shopkonfiguration aktivieren.

1) Features in der Shopkonfiguration öffnen:

2) „Gutscheinverkauf aktivieren“ auswählen

3) Im Webshop wird nun die Option „Gutschein kaufen“ angezeigt

Kassa nicht gefunden

Wichtig: Kassa hinzufügen nicht vergessen: Falls du das Point-of-Sale noch nicht verwendet hast, musst du noch eine Kassa hinzufügen. Siehe „Point of Sale: Kassa hinzufügen“

kulturspenden – Auszahlungen

Dier Auszahlung erfolgt automatisch einmal im Monat.

Die Rechnung erhält ihr per E-Mail und sie ist in eurem Adminbereich jederzeit downloadbar.

kulturspenden – Buttons & Banner

Hier kannst du alle Buttons und Banner downlaoden.

kulturspenden – FAQs des Finanzamts

Hier findest du alle nötigen Informationen zusammengestellt vom Finanzamt:
https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/spenden-gemeinnuetzigkeit/spendenbeguenstigung-neu.html

kulturspenden – Spendenaufruf erstellen

Schritt 1: Kulturspenden aktivieren

Schritt 2: Spendenaufruf erstellen

kulturspenden – Spendenbegünstigung seit 1.1.24

Hinweis zur neuen Spendenbegünstigung:

Seit 1.1.2024 können alle gemeinnützigen Einrichtungen in die Liste der spendenbegünstigten Einrichtungen optieren.

Das Finanzamt hat dafür eine übersichtliche FAQ zusammengestellt.

kulturspenden.at unterstützt euch bei der notwendigen Meldung der Spenden an das Finanzamt. Wir stehen euch bei Fragen zur Verfügung.

kulturspenden – Spendenbestätigung

Eure Spender:innen erhalten von uns automatisch eine Bestätigungsmail mit der Spendenbestätigung über den gesamten Betrag, der an euch gespenden wurde.

kulturspenden – Statuten schon geprüft?

Seit 01. Jänner 2024 ist die Spendenbegünstigung allen gemeinnützigen Vereinen, d.h. auch Kulturvereine, zugänglich. Spenden an einen gemeinnützigen Kulturverein können ab sofort steuerlich abgesetzt werden. Ein wichtiges Kriterium zur Erlangung der Spendenbegüstigung sind die Statuten des Vereins. Erfüllen die Statuten die notwendigen Anforderungen hinsichtlich Gemeinnützitgkeit?! Hier eine Checkliste.

Alle Informationen:
https://igkultur.at/praxis/spendenbeguenstigung-statuten-schon-gecheckt

kuturspenden – Gebührenübersicht

Online und PoS über Karten-Terminal:
Spenden: 3,7% des Bruttopreises + 0,20 € + UST

Mindest-Gebühr:
Spenden: 0,30 € + UST

Mindest-Spende:
1,00 €

Siehe:
https://kupfservices.com/kosten-und-gebuehren/

Marketing – Logos und Patches

Logos und Icons für deine Website, dein Plakat oder deine Social Media Kanäle findest du hier.

Maximale Anzahl an Tickets pro Bestellung

Unter Shopkonfiguration -> Ticketverkauf kannst du für deinen Shop eine Maximale Anzahl an Tickets pro Bestellung festlegen:

Zusätzlich kannst du das Limit in den erweiterten Einstellungen einer Ticket-Kategorie anpassen. Diese Einstellung ist nur für die jeweilige Kategorie gültig und überschreibt das globale Limit in den Shopkonfigurationen:

Wenn die Käufer:innen das Limit im Warenkorb erreichen, erscheint ein Info-Popup:

Mehrsprachigkeit einstellen

KUPFticket.com kann standardmäßig in Deutsch und Englisch verwendet werden. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, den Titel der Veranstaltung sowie die Beschreibung, einzelne Kategorien, Ermäßigungen und Rabattcodes zu übersetzen.

Point of Sale – Allgemeine Info

Wenn du vor Ort Tickets verkaufen möchtest, kannst du entweder unsere kostenlose App nutzen oder unseren Ticketdrucker samt Kartenterminal kaufen oder mieten.

1) Im Point of Sale (PoS) kannst du jederzeit Tickets einbuchen, Reservierungen erstellen oder Freikarten ausstellen.

2) Für den Ticketdruck stellen wir einen Printer zur Verfügung.

3) Für die Abwicklung von Kartenzahlungen stellen wir dir gerne ein brandneues Stripe-Terminal zur Verfügung.

4) Das Point of Sale kannst du direkt über den Adminbereich öffnen.

Alle weiteren Einstellungen findest du in den jeweiligen Einträgen in unseren FAQs.

Point of Sale – Hardware kaufen oder mieten

Jetzt bestellen!

Point of Sale (PoS) Stationen wie Abendkassen oder Vorverkaufsstellen können mit direkt integrierten Karten-Terminals und Drucksystem ausgestattet werden. Das Terminal von Stripe wird dabei über das Internet mit dem Ticketshop verbunden. Der Drucker wird via USB an den PC oder Laptop angeschlossen.

Kauf

PoS Karten-Terminal: 299 € netto + UST
PoS Karten-Terminal-Dockingstation: 45 € netto + UST
PoS Drucker: 99 € netto + UST

Miete

PoS Karten-Terminal: 12 € netto + UST pro Tag
PoS Karten-Terminal-Dockingstation: 2 € netto + UST pro Tag
PoS Drucker: 6 € netto + UST pro Tag

Pro Ausleihvorgang 30 € netto + UST Pauschalbetrag für Vorbereitung und Rücknahme, unabhängig der Anzahl der Geräte.

Bei Schäden an den Geräten haftet der Ausleiher für die Reperatur- bzw. Ersatzkosten.

Wir bitten um eine rechtzeitige Bestellung, die Lieferzeit kann je nach Verfügbarkeit der Geräte bis zu drei Wochen dauern

Point of Sale – Kartendrucker konfigurieren

1) Treiber installieren
https://www.brother.de/support/ql-800/downloads

2) Das Gerät via USB-Kabel mit dem PC verbinden

3) Druckeinstellungen in den Systemsteuerungen am PC öffnen (nicht im Browser), bei der Ticketbreite 54 mm auswählen und Ticketlänge manuell auf 140 mm anpassen.

4) Im Druckdialog des Browsers folgende Einstellungen definieren:

Point of Sale – Kasse und Kartenterminal hinzufügen

Damit du über das PoS auch Kartenzahlungen akzeptieren kannst, musst du in den PoS-Einstellungen ein Stripe Terminal hinzufügen. Gehe dazu im Hauptmenü auf „Shopkonfiguration“ und wähle dort „Point of Sale“ aus.

1) Point of Sale konfigurieren

2) Kasse hinzufügen

3) Stripe Terminal hinzufügen

Schalte nun das Kartenterminal ein, verbinde es mit einem W-LAN und warte bis der Registrierungscode aufscheint.

Ob das Terminal mit dem Shop verbunden ist, erkennst du am Status „Online“. Nun muss das Stripe Terminal nur noch mit der Kasse verknüpft werden.

4) Kasse und Terminal verknüpfen

Gehe in den Bearbeitungsmodus der Kasse, indem du zuerst auf die drei Punkte und dann auf „Bearbeiten“ gehst.

Wähle nun im Dropdown-Menü das zuvor erstellte Stripe Terminal aus.

Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, scheint nun das verknüpfte Stripe Terminal bei der Kasse auf.

Solltest du eine Registrierkassenanbindung benötigen, kannst du dies im Bearbeitungsmodus der Kasse einstellen:

Point of Sale – Reservierungen

Reservierungen kannst du im Point of Sale über die Option „Angebot / Reservierungen erstellen“ entgegennehmen.

Wenn du die E-Mail Adresse der Käufer:in hinterlegst und die Option „Bearbeiten und Bezahlen durch Empfänger:in erlauben“ aktivierst, kann der Bezahlvorgang von der Käufer:in selbst abgeschlossen werden.

Screenshot vom Warenkorb

Unter „Reservierungen öffnen“ kannst du Reservierungen im Warenkorb jederzeit öffnen und den Bezahlvorgang (in bar oder via Terminal) abschließen.

Screenshot von einem leeren Warenkorb

Point of Sale – Ticketrollen

Hier findest du die Ticketrollen für den Ticketdrucker:
Brother-Store

Günstigere Alternativen findet ihr in den gängigen Online-Shops.

Point of Sale – wie verkaufe ich Tickets?

1) Die gewünschte Veranstaltung und Kategorie auswählen:

2) Falls die Tickets personalisiert werden sollen oder eine Ermäßigung ausgewählt werden muss, kannst du dies im nächsten Schritt konfigurieren:

3) Wenn du „zum Warenkorb“ auswählst kannst du rechts oben den Bezahlprozess einleiten:


4) Nun kannst du auswählen, ob in bar oder mit Karte bezahlt werden soll bzw. kannst du hier auch Reservierungen oder Freikarten einbuchen.

5) Nach dem erfolgreichen Bezahlprozess werden die Tickets samt Rechnung automatisch über den zur Verfügung gestellten Printer ausgedruckt.

Rückerstattung durchführen

Unter „Tickets“ die richtige Buchung auswählen (unabhängig davon, ob sie online, über die App oder via Kartenterminal bezahlt wurde). In der ganz rechten Spalte auf die drei Punkte klicken und „Stornieren & Rückerstatten“ auswählen.

Scan-App Download

In den gängigen App-Stores von google und Apple. In deinem Admin-Bereich unter „Apps“ findest du die die App, oder:

Jetzt downloaden!

Scan-App Login

Melde dich ganz einfach mit deinen Zugangsdaten von KUPFticket.com in der Scan-App an.
Sobald du eingeloggt bist, erhältst du Zugriff auf deinen Shop und kannst Tickets direkt über die App verkaufen oder die QR-Codes auf digitalen oder ausgedruckten Tickets (PDF) scannen.

Service-Hotline für Shopbetreiber:innen

Unsere Service-Hotline ist nur für Shopbetreiber:innen besetzt.
Mo-Fr von 9:00 bis 16:00 Uhr besetzt
0732 79 42 88 90 (Ticketbestellungen und Kundenservice werden nicht über diese Nummer abgewickelt. Bitte wenden Sie sich direkt an die Veranstalterin bzw. den Veranstalter.)

Sitzpläne – Einzelne Plätze sperren

Sobald du deine Sitzplatz-Veranstaltung veröffentlicht hast, kannst du im Adminbereich direkt in der Veranstaltung einzelne Sitzplätze sperren.

Im Reiter „Sitzplan“ hast du Möglichkeit, einzelne Plätze zu sperren. Die gesperrten Plätze kannst du jederzeit wieder entsperren.

Sitzpläne – Erstellen

Unter „Sitzpläne“ findest du den Button „Sitzplan erstellen“.

Wähle im nächsten Schritt die Option „Einfach“ – außer du möchtest einen besonders detaillierten Sitzplan anlegen.

Wenn du Unterstützung beim Erstellen deines Sitzplans brauchst, schreib uns gerne eine E-Mail an: [email protected]

Stripe benötigt folgende Dokumente

Über die „Shop-Einstellungen“ unter „Steuern & Zahlung“ in deinem Stripe Konto anmelden.
Folgende Dokumente werden von Stripe akzeptiert:

  1. Unternehmensnachweis
    – Firmenbuchauszug (Commercial register extract)
    – Spendenbegünstigungsbescheid
    – Mehrwertsteuerregistrierung (VAT Registration)
    – Vereinsregisterauszug (Gemeinnütziger Verein aus Österreich)
  2. Identitäsnachweis
    – Führerschein
    – Reisepass
  3. Privatadresse
    – Bestätigung der Meldung / Meldezettel (Residence registration) – innerhalb der letzten 12 Monate datiert
    – Rechnung für Strom oder Gas (Utility bill) – innerhalb der letzten 6 Monate datiert
    – Kontoauszug (Bank statement) – innerhalb der letzten 6 Monate datiert
    – Jahresabschlüsse (Financial statements)

Tap to Pay

Melde dich einfach mit deinen KUPFticket.com Login-Daten in der App an und erhalte Zugriff auf deinen Shop:

✔ Jetzt kannst du direkt in der App Tickets und Gutscheine verkaufen sowie Spenden entgegennehmen:

✔ Komfortables Warenkorb-Handling

✔ Mit der App kannst du Zählkarten und Platzkarten verkaufen:

✔ Der einfache Ticketverkauf mit der Tap to Pay Funktion ist via Bankomatkarte, Kreditkarte sowie Google Pay und Apple Pay möglich:

Ticket individualisieren

Das Ticket-Layout ist standardisiert. Dein Shop- und Event-Bild verleiht dem Ticket eine individuelle Note. Du kannst im Event-Editor zusätzlich ein zweites Bild hochladen, das den unteren Ticket-Bereich gestaltet.

Hier bringst du auch weitere Informationen unter, z.B. wenn das Ticket als Fahrschein gültig ist. Oder wenn du eine Logoleiste am Ticket benötigst, dann kannst du dies jederzeit über diese Option hinzufügen.

Unter „Veranstaltung bearbeiten“ findest du ganz unten folgende Option:

Tickets umbuchen

  1. Schritt: Ticket stornieren ohne Rückerstattung.

2. Schritt: Neues Ticket über das Point of Sale „ohne Rechnungslegung“ einbuchen.

Userverwaltung

Die Userverwaltung ermöglicht es dir, jederzeit neue Nutzer:innen zu deinem Shop hinzuzufügen und deren Rollen individuell festzulegen:

Administrator:in – besitzt alle Rechte
Event-Verwalter:in – kann alle Einstellungen vornehmen, außer die Shop-Metadaten ändern
Rechnungsmanager:in – kann u. a. Rückerstattungen durchführen
Eintrittsmanager:in – hat Zugriff auf das PoS (Point of Sale)
Check-in-Manager:in – hat ausschließlich Zugriff auf die Scan-App

Veranstaltung absagen

Solltest du einmal eine Veranstaltung absagen müssen, dann findest du die Funktion unter „Veranstaltung bearbeiten“. Dazu einfach auf die drei Punkte neben „Aktualisieren“ gehen und „Veranstaltung absagen“ auswählen“:

Veranstaltung erstellen

Im Hauptmenü auf der linken Seite findest du den Eintrag „Veranstaltungen“. Oben rechts kannst du mit „+Erstellen“ eine neue Veranstaltung anlegen.

Im Veranstaltungs-Editor kannst du deine Veranstaltung erstellen und jederzeit bearbeiten: Trage den Veranstaltungsnamen ein, lade ein Bild hoch, definiere den Veranstaltungszeitraum, lege den Veranstaltungsort fest und füge eine Veranstaltungsbeschreibung hinzu.

Im nächsten Schritt wählst du den Verkaufsmodus aus.

Veranstaltungsreihe erstellen

Du legst die Veranstaltungsreihe einmal an und musst anschließend nur noch die einzelnen Termine der Vorstellungen definieren.
Jedes Event innerhalb der Reihe kannst du dabei individuell anpassen.
Sobald die Veranstaltungsreihe erstellt ist, kannst du die einzelnen „Termine erstellen“.

Verkaufsmodus

Bei der Erstellung von Veranstaltungen stehen dir drei Optionen zur Auswahl:

1) „Kontingent pro Ticket-Kategorie“: Hier könnt ihr die Kontingente pro Ticket-Kategorie selbst wählen und jederzeit manuell anpassen.
2) „Kontingente für gesamte Veranstaltung“: Hier könnt ihr ein Gesamtkontingent einstellen für die gesamte Veranstaltung definieren.
3) „Verkauf nach Sitzplan“: Bei der Sitzplan-Option ist das Ticket-Kontingent abhängig vom Saalplan.

Verkaufte Tickets & Statistiken

Im Admin-Bereich unter „Veranstaltungen“ kannst du die Verkaufszahlen jeder angelegten Veranstaltung im Detail einsehen:

  • Unter „Filter“ hast du die Möglichkeit, die Daten nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Du kannst auch mehrere Filter gleichzeitig anwenden.
  • Unter „Spalten“ kannst du die Spaltenansicht nach Bedarf erweitern, um zentrale Kategorien anzuzeigen.

Sobald du die gewünschten Daten hast, kannst du die Liste über „Exportieren“ entweder als PDF-Dokument oder als CSV-Datei herunterladen.