FAQ
1. Manual zur Shop-Erstellung
Für die Erstellung deines Shops und für die anschließende Stripe-Aktivierung findest du hier die Ausfüllhilfe als Download.
Auszahlungslogik
KUPFticket.com erstellt ca. 8 Tage nach Ende der Veranstaltung automatisch eine Rechnung inkl. aller Gebühren und Steuern.
Die Rechnung wird via E-Mail verschickt und im Shop unter “Auszahlungen” als Download zur Verfügung gestellt.
Ausnahmen:
1) Sollte der Vorverkauf länger als 80 Tage dauern, muss der Zahlungsdienstleister vorab auszahlen. Das heißt, dass es in so einem Fall für eine Veranstaltung mehrere Auszahlungen geben kann.
2) Läuft eine Veranstaltung bereits mehr als zwei Wochen UND liegt gleichzeitig mehr als zwei Wochen in der Zukunft, wird wöchentlich ausbezahlt. Das ist zum Beispiel für Museen relevant.
Ermäßigungen anlegen
Im Hauptmenü unter „Ermäßigungen“ kannst du ganz klassische Ermäßigungen hinterlegen und Rabattcodes anlegen.
Globale Ermäßigungen sind für alle Events und Kategorien verfügbar. Du kannst eine globale Ermäßigung mit dem Schalter “Bei allen Veranstaltungen & Ticketkategorien hinterlegen” erstellen. Wenn du den Schalter deaktivierst, kannst du die erstellte Ermäßigung nur bei ausgewählten Events und Kategorien miteinbeziehen.
Bei Rabattcodes hast du die Möglichkeit, den Gültigkeitszeitraum und die Anzahl der möglichen Nutzungen des Codes zu definieren. Zusätzlich kannst du Rabattcodes auf einzelne Kategorien beschränken.
Event erstellen – Verkaufsmodus
Bei der Erstellung von Veranstaltungen stehen dir drei Optionen zur Auswahl:
1) „Kontingent pro Ticket-Kategorie“: Hier könnt ihr die Kontingente pro Ticket-Kategorie selbst wählen und jederzeit manuell anpassen.
2) „Kontingente für gesamte Veranstaltung“: Hier könnt ihr ein Gesamtkontingent einstellen, das je nach Bedarf automatisch zwischen den Kategorien geteilt wird. Ideal, wenn du z.B. ermäßigte Tickets anbieten möchtet.
3) „Verkauf nach Sitzplan“: Bei der Sitzplan-Option kannst du Kontingente pro Ticket-Kategorie einstellen und manuell anpassen.
Event erstellen – Mehrsprachigkeit einstellen?
KUPFticket.com kann standardmäßig auf deutsch und englisch verwendet werden. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, den Titel der Veranstaltung sowie die Beschreibung und auch die einzelnen Kategorien oder Ermäßigungen und Rabattcodes zu übersetzen.
Events erstellen – Tickets individualisieren
Du kannst im Event-Editor ein zweites Bild hochladen, das zusätzlich zum Shop- und Veranstaltungsbild auf das Ticket gedruckt wird.
Use-Cases sind beispielsweise weitere Informationen oder eine Logoleiste, diese kannst du jederzeit über diese Option hinzufügen.
Unter “Veranstaltung bearbeiten” findest du ganz unten folgende Option:
Freikarten
Für Freikarten gibt es mehrere Möglichkeiten:
1) “Bestätigen ohne Zahlung” im Point of Sale auswählen (es wird ein gültiges Ticket erstellt, aber kein Zahlungseingang verbucht):
2) Eine eigene Ticketkategorie erstellen, die nur über den Verkaufskanal “Point of Sale” verfübar ist und nicht im Webshop:
3) Einen Rabattcode mit einer Ermäßigung von 100% erstellen:
Gutscheinverkauf aktivieren
Um den Gutscheinverkauf zu aktivieren, musst du das Feature in der Shopkonfiguration aktivieren.
1) Features in der Shopkonfiguration öffnen:
2) “Gutscheinverkauf aktivieren” auswählen
3) Im Webshop wird nun die Option “Gutschein kaufen” angezeigt
kulturspenden – Auszahlungen
Dier Auszahlung erfolgt automatisch einmal im Monat.
Die Rechnung erhält ihr per E-Mail und sie ist in eurem Adminbereich jederzeit downloadbar.
kulturspenden – Buttons & Banner
kulturspenden – FAQs des Finanzamts
Hier findest du alle nötigen Informationen zusammengestellt vom Finanzamt:
https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/spenden-gemeinnuetzigkeit/spendenbeguenstigung-neu.html
kulturspenden – Spendenaufruf erstellen
Schritt 1: Kulturspenden aktivieren
Schritt 2: Spendenaufruf erstellen
kulturspenden – Spendenbegünstigung seit 1.1.24
Hinweis zur neuen Spendenbegünstigung:
Seit 1.1.2024 können alle gemeinnützigen Einrichtungen in die Liste der spendenbegünstigten Einrichtungen optieren.
Das Finanzamt hat dafür eine übersichtliche FAQ zusammengestellt.
kulturspenden.at unterstützt euch bei der notwendigen Meldung der Spenden an das Finanzamt. Wir stehen euch bei Fragen zur Verfügung.
kulturspenden – Spendenbestätigung
Eure Spender:innen erhalten von uns automatisch eine Bestätigungsmail mit der Spendenbestätigung über den gesamten Betrag, der an euch gespenden wurde.
kulturspenden – Statuten schon geprüft?
Seit 01. Jänner 2024 ist die Spendenbegünstigung allen gemeinnützigen Vereinen, d.h. auch Kulturvereine, zugänglich. Spenden an einen gemeinnützigen Kulturverein können ab sofort steuerlich abgesetzt werden. Ein wichtiges Kriterium zur Erlangung der Spendenbegüstigung sind die Statuten des Vereins. Erfüllen die Statuten die notwendigen Anforderungen hinsichtlich Gemeinnützitgkeit?! Hier eine Checkliste.
Alle Informationen:
https://igkultur.at/praxis/spendenbeguenstigung-statuten-schon-gecheckt
kuturspenden – Gebührenübersicht
Online und PoS über Karten-Terminal:
Spenden: 3,7% des Bruttopreises + 0,20 € + UST
Mindest-Gebühr:
Spenden: 0,30 € + UST
Mindest-Spende:
1,00 €
Siehe:
https://kupfservices.com/kosten-und-gebuehren/
Marketing – KUPFticket Logos und Patches
Logos und Icons für deine Website, dein Plakat oder deine Social Media Kanäle findest du hier.
Point of Sale – allgemeine Info
1) Du kannst im Point of Sale (PoS) jederzeit Tickets einbuchen, Reservierungen erstellen oder Freikarten erstellen.
Wenn du vor Ort Tickets verkaufen möchtest, benötigst du zusätzlich die nötige Hardware dazu.
2) Für den Ticketdruck stellen wir einen Printer zur Verfügung.
3) Für die Abwicklung von Kartenzahlungen stellen wir dir gerne ein brandneues Stripe-Terminal zur Verfügung.
4) Das Point of Sale kannst du direkt über den Adminbereich öffnen.
Alle weiteren Einstellungen findest du in den jeweiligen Einträgen in unseren FAQs.
Point of Sale – Hardware kaufen oder mieten
Point of Sale (PoS) Stationen wie Abendkassen oder Vorverkaufsstellen können mit direkt integrierten Karten-Terminals und Drucksystem ausgestattet werden. Das Terminal von Stripe wird dabei über das Internet mit dem Ticketshop verbunden. Der Drucker wird via USB an den PC oder Laptop angeschlossen.
Kauf
PoS Karten-Terminal: 299 € netto + UST
PoS Karten-Terminal-Dockingstation: 45 € netto + UST
PoS Drucker: 99 € netto + UST
Miete
PoS Karten-Terminal: 12 € netto + UST pro Tag
PoS Karten-Terminal-Dockingstation: 2 € netto + UST pro Tag
PoS Drucker: 6 € netto + UST pro Tag
Pro Ausleihvorgang 30 € netto + UST Pauschalbetrag für Vorbereitung und Rücknahme, unabhängig der Anzahl der Geräte.
Bei Schäden an den Geräten haftet der Ausleiher für die Reperatur- bzw. Ersatzkosten.
Wir bitten um eine rechtzeitige Bestellung, die Lieferzeit kann je nach Verfügbarkeit der Geräte bis zu drei Wochen dauern
Point of Sale – Kartendrucker konfigurieren
1) Treiber installieren
https://www.brother.de/support/ql-800/downloads
2) Das Gerät via USB-Kabel mit dem PC verbinden
3) Druckeinstellungen in den Systemsteuerungen am PC öffnen (nicht im Browser), bei der Ticketbreite 54 mm auswählen und Ticketlänge manuell auf 140 mm anpassen.
4) Im Druckdialog des Browsers folgende Einstellungen definieren:
Point of Sale – Kasse und Kartenterminal hinzufügen
Damit du über das PoS auch Kartenzahlungen akzeptieren kannst, musst du in den PoS-Einstellungen ein Stripe Terminal hinzufügen. Gehe dazu im Hauptmenü auf “Shopkonfiguration” und wähle dort “Point of Sale” aus.
1) Point of Sale konfigurieren
2) Kasse hinzufügen
3) Stripe Terminal hinzufügen
Schalte nun das Kartenterminal ein, verbinde es mit einem W-LAN und warte bis der Registrierungscode aufscheint.
Ob das Terminal mit dem Shop verbunden ist, erkennst du am Status “Online”. Nun muss das Stripe Terminal nur noch mit der Kasse verknüpft werden.
4) Kasse und Terminal verknüpfen
Gehe in den Bearbeitungsmodus der Kasse, indem du zuerst auf die drei Punkte und dann auf “Bearbeiten” gehst.
Wähle nun im Dropdown-Menü das zuvor erstellte Stripe Terminal aus.
Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, scheint nun das verknüpfte Stripe Terminal bei der Kasse auf.
Solltest du eine Registrierkassenanbindung benötigen, kannst du dies im Bearbeitungsmodus der Kasse einstellen:
Point of Sale – Reservierungen
Reservierungen kannst du im Point of Sale über die Option “Angebot / Reservierungen erstellen” entgegennehmen:
Wenn du die E-Mail Adresse der Käufer:in hinterlegst und die Option “Bearbeiten und Bezahlen durch Empfänger:in erlauben” aktivierst, kann der Bezahlvorgang von der Käufer:in selbst abgeschlossen werden:
Unter “Reservierungen öffnen” kannst du Reservierungen jederzeit öffnen und den Bezahlvorgang (in bar oder via Terminal) abschließen:
Point of Sale – Ticketrollen
Hier findest du die Ticketrollen für den Ticketdrucker:
https://www.amazon.de/gp/product/B00KRHRHM0
Point of Sale – wie verkaufe ich Tickets?
1) Die gewünschte Veranstaltung und Kategorie auswählen:
2) Falls die Tickets personalisiert oder eine Ermäßigung ausgewählt gehören, kannst du dies im nächsten Schritt konfigurieren:
3) Im nächsten Schritt kannst du noch weiter Tickets hinzufügen oder weiter zum Bezahlprozess schreiten:
4) Nun kannst du auswählen, ob in Bar oder mit Karte bezahlt werden soll:
Nach dem erfolgreichen Bezahlprozess werden die Tickets samt Rechnung automatisch über den zur Verfügung gestellten Printer ausgedruckt.
Rückerstattung durchführen
1) Unter „Tickets“ die richtige Buchung raussuchen (egal, ob online oder mit dem Terminal bezahlt wurde)
2) In der ganz rechten Spalte auf die drei Punkte gehen
3) „Stornieren & Rückerstatten“ auswählen
Scan-App Counter
Direkt im Scan-Bildschirm kannst du verfolgen, wie viele Tickets bereits eingecheckt wurden:
Scan-App Download
In den gängigen App-Stores von google und Apple. In deinem Admin-Bereich unter “Apps” -> “Ticket-Scan-App” findest du die direkten Downloadlinks.
Scan-App Login
Melde dich ganz einfach mit deinen KUPFticket.com Login-Daten in der Scan-App an. So erhältst du Zugriff auf deinen Shop und kannst die QR-Codes auf den Tickets (PDF oder digital) scannen.
Service-Hotline für Shopbetreiber:innen
Unsere Service-Hotline für Shopbetreiber:innen ist Mo-Fr von 9:00 bis 16:00 Uhr besetzt:
0732 79 42 88 90
Sitzpläne – Einzelne Plätze sperren
Sobald du deine Sitzplatz-Veranstaltung veröffentlicht hast, kannst du im Adminbereich direkt in der Veranstaltung einzelne Sitzplätze sperren.
Im Reiter “Sitzplan” hast du Möglichkeit, einzelne Plätze zu sperren. Die gesperrten Plätze kannst du jederzeit wieder entsperren.
Sitzpläne – Erstellen
Unter “Sitzpläne” findest du den Button “Sitzplan erstellen”:
Und im nächsten Schritt “Ohne Abteilungen” auswählen (außer du musst einen wirklich ausdifferenzierten Sitzplan erstellen):
Wenn du Unterstützung benötigst beim Erstellen deines Sitzplanes, melde dich bitte per E-Mail bei uns: office@kupfticket.com
Veranstaltung absagen
Solltest du einmal eine Veranstaltung absagen müssen, dann findest du die Funktion unter “Veranstaltung bearbeiten”. Dazu einfach auf die drei Punkte neben “Aktualisieren” gehen und “Veranstaltung absagen” auswählen”:
Veranstaltungsreihe erstellen
Du legst die Veranstaltungsreihe einmal an und musst anschließend nur mehr die Termine der einzelnen Vorstellungen definieren. Dabei kannst du jedes Event einer Veranstaltungsreihe individuell anpassen.
Nachdem du die Veranstaltungsreihe erstellt hast, kannst du “Termine erstellen”:
Verkaufszahlen und Daten exportieren
Im Admin-Bereich unter “Veranstaltungen” siehst du in jeder angelegten Veranstaltung deine Verkaufszahlen im Detail:
Unter “Filter” kannst du alle Daten im Detail filtern. Du kannst auch mehrere Filter gleichzeitig hinzufügen:
Unter “Spalten” kannst du zusätzlich die Spaltenansicht je nach Bedarf um zentrale Kategorien erweitern:
Sobald du deine Daten hast, kannst du die Liste über “Exportieren” entweder als PDF-Dokument oder als CSV-Datei exportieren und downloaden.
Weitere User hinzufügen
Die Userverwaltung ermöglicht es dir, jederzeit neue User:innen zum Shop hinzuzufügen und dabei die Rollen festzulegen:
1) Administrator:in: besitzt alle Rechte
2) Event-Verwalter:in: kann sämtliche Einstellungen durchführen, bis auf die Shop-Meta-Daten ändern
3) Rechnungsmanager:in: kann z.B. Rückerstattungen durchführen
4) Eintrittsmanager:in: hat Zugriff auf das PoS
5) Check-in Manager:in: hat ausschließlich auf die Scan-App Zugriff
Zahlungsdienstleister – Stripe benötigt noch ein Dokument von dir?
Über die „Shop-Einstellungen“ unter „Steuern & Zahlung“ in deinem Stripe Konto anmelden:
Folgende Dokumente werden von Stripe akzeptiert:
- Unternehmensnachweis
– Firmenbuchauszug (Commercial register extract)
– Spendenbegünstigungsbescheid
– Mehrwertsteuerregistrierung (VAT Registration)
– Vereinsregisterauszug (Gemeinnütziger Verein aus Österreich) - Identitäsnachweis
– Führerschein
– Reisepass - Privatadresse
– Bestätigung der Meldung / Meldezettel (Residence registration) – innerhalb der letzten 12 Monate datiert
– Rechnung für Strom oder Gas (Utility bill) – innerhalb der letzten 6 Monate datiert
– Kontoauszug (Bank statement) – innerhalb der letzten 6 Monate datiert
– Jahresabschlüsse (Financial statements)